Découvrez les 5 astuces incontournables pour maîtriser Gmail comme un pro!

Gmail est un service de messagerie gratuit très populaire utilisé par des millions de personnes, mais peu de gens utilisent vraiment toutes ses capacités. Voici quelques astuces pratiques pour mieux utiliser Gmail et gagner du temps. Gmail est plus qu’une simple boîte mail, avec des fonctionnalités cachées qui peuvent être utilisées pour une utilisation plus efficace sur l’application ou le navigateur web. Découvrez ces astuces peu connues pour tirer le meilleur parti de votre utilisation de Gmail.

Comment optimiser votre espace de stockage sur Gmail

La version gratuite de Gmail offre un espace de stockage de 15 Go qui inclut également les fichiers de votre espace de stockage Google Drive. Cette limite peut sembler confortable, mais si vous utilisez Gmail depuis longtemps, vous risquez de l’atteindre et de ne plus pouvoir recevoir de nouveaux e-mails, surtout si vous recevez fréquemment des e-mails avec des pièces jointes volumineuses (transfert de gros fichiers tels que des photos ou des documents).

Pour économiser de l’espace, vous pouvez supprimer facilement des e-mails inutiles, même s’ils sont volumineux. Pour ce faire, rendez-vous sur votre compte Gmail. Sur la barre de recherche, vous verrez à droite une petite flèche vers le bas, sur laquelle vous devez cliquer. Cliquez ensuite sur « Recherche » pour voir les messages que vous pouvez supprimer en fonction de vos critères. Vous pouvez effectuer une suppression en lot des messages ou opter pour une suppression individuelle.

Astuce pour nettoyer votre boîte Gmail rapidement

La meilleure astuce pour faire le ménage rapidement et sans perdre trop de temps est d’utiliser les filtres de la recherche interne de Gmail. Pour commencer, sélectionnez tous les messages reçus il y a plus d’un an, qui font plus de 1 Mo et qui sont encore non lus. Ce sont généralement des messages que vous pouvez supprimer sans hésiter (si vous ne les avez pas ouverts il y a un an, ils ne vous intéressent plus maintenant) et vous pourrez déjà libérer beaucoup d’espace. Si ce n’est pas suffisant, vous pouvez ensuite refaire cette recherche en incluant les messages lus. Pour ce deuxième tri, vous aurez peut-être envie de les regarder plus attentivement avant de les supprimer.

Comprendre l’utilité des étiquettes Gmail

Une des grandes forces de Gmail réside dans l’utilisation des étiquettes. Ce sont des dossiers de tri que vous pouvez utiliser pour organiser l’archivage de vos e-mails. Une bonne utilisation est de créer des règles automatiques en utilisant les étiquettes. Voici quelques exemples :

• Créez une étiquette pour les newsletters : vous pouvez filtrer toutes les newsletters auxquelles vous êtes abonné et qui vous intéressent vraiment, elles ne viennent pas polluer votre boîte de réception principale mais vous savez où les retrouver.
• Créez des étiquettes pour chaque projet : en fonction de certaines règles, vous pouvez affecter automatiquement une étiquette à certains e-mails. Imaginons que vous êtes freelance et que vous travaillez avec plusieurs clients sur des projets différents. Quand vous recevez un e-mail d’un client, vous pouvez lui affecter automatiquement la bonne étiquette. Vous retrouverez ainsi plus facilement tous les e-mails qui se rapportent à ce projet.
• Afficher ou non certains e-mails dans votre boîte principale : en fonction des étiquettes, vous pouvez décider si un e-mail va s’afficher dans votre boîte principale. Une bonne utilisation est de garder la boîte principale uniquement pour les e-mails importants. Et une fois qu’ils sont traités, les archiver afin qu’ils restent accessibles dans l’onglet « Tous les messages » et dans les étiquettes. L’idéal étant que votre boîte principale contienne uniquement les mails importants non traités, pour qu’elle soit toujours vide.

Ce sont des exemples d’utilisation, mais la puissance des étiquettes permet à chacun de s’en servir à sa manière.

Utiliser les fonctions de mails suivis et importants

Dans la liste de vos mails, Gmail affiche une icône étoile qui correspond aux mails suivis, et une autre pictogramme sous forme de flèche pour désigner les mails importants. Ces deux éléments, en plus des étiquettes, vous permettent de mieux organiser vos mails pour augmenter votre efficacité dans le tri de vos mails. Traiter en priorité ce qui est important et ne pas manquer ce que vous avez choisi de suivre.

Personnaliser l’apparence de votre boîte de réception Gmail Par défaut, Gmail propose un thème blanc, mais il est possible d’utiliser des thèmes prédéfinis ou de le personnaliser selon vos préférences. Il existe également d’autres options pour personnaliser l’affichage de votre boîte de réception Gmail.

Pour accéder aux options de personnalisation de l’affichage :

• Cliquez sur le bouton des paramètres (en haut à droite sur la version navigateur)
• Vous avez le choix entre plusieurs options à tester selon vos préférences :
• Densité d’affichage : défaut, normal ou compact
• Thème : la couleur et l’image de fond. C’est particulièrement pratique si vous avez plusieurs boîtes de réception Gmail pour rapidement identifier dans quelle boîte vous vous trouvez et ainsi éviter d’envoyer un mail à la mauvaise personne avec le mauvais mail (l’erreur typique du stagiaire).
• Type de boîte de réception : par défaut, les mails remontent par ordre chronologique.
• volet de lecture : il est possible si vous le souhaitez d’ouvrir le contenu d’un mail (à gauche ou en bas), tout en conservant la liste des mails visible. Ce mode d’affichage est généralement apprécié par ceux qui ont l’habitude de logiciel comme outlook.

Personnaliser l’apparence de votre boîte de réception Gmail

Par défaut, Gmail propose un thème blanc, mais il est possible de personnaliser l’apparence de votre boîte de réception en utilisant des thèmes prédéfinis ou en les personnalisant selon vos préférences. Il existe également d’autres options pour personnaliser l’affichage de votre boîte de réception Gmail.

Pour accéder aux options de personnalisation de l’affichage :

• Cliquez sur le bouton des paramètres (en haut à droite sur la version navigateur)
• Vous avez le choix entre plusieurs options à tester selon vos préférences :
• Densité d’affichage : défaut, normal ou compact
• Thème : la couleur et l’image de fond. C’est particulièrement pratique si vous avez plusieurs boîtes de réception Gmail pour rapidement identifier dans quelle boîte vous vous trouvez et ainsi éviter d’envoyer un mail à la mauvaise personne avec le mauvais mail (l’erreur typique du stagiaire).
• Type de boîte de réception : par défaut, les mails remontent par ordre chronologique, mais vous pouvez prioriser l’affichage des mails importants, suivis, non lus etc.
• Volet de lecture : il est possible de conserver la liste des mails visible tout en ouvrant le contenu d’un mail (à gauche ou en bas), cette option est généralement appréciée par ceux qui ont l’habitude de logiciel comme Outlook.